राज्य सचिवालय रचना, स्वरूप,गरज वा आवश्यकता आणि कार्य

 

राज्य सचिवालय रचना, स्वरूप,गरज वा आवश्यकता आणि कार्य

राजकीय प्रमुखांना साहाय्य करण्यासाठी आणि धोरण निर्मिती व अंमलबजावणीसाठी या दोन प्रक्रियेमध्ये समन्वय निर्माण करण्यासाठी विशिष्ट प्रकारची  प्रशासकीय यंत्रणा निर्माण केलेली असते या यंत्रणेला 'सचिवालय' असे म्हणतात, घटनेच्या १५४ (१) नुसार राज्याची कार्यकारी सत्ता राज्यपालाकडे असते. राज्यपाल आपल्या कार्यकारी सत्तेचा उपयोग स्वतः किंवा आपल्या अधीनस्थ अधिकाऱ्याद्वारा करतो." या अधीनस्थ अधिकाऱ्यामध्ये राजकीय कार्यकारी आणि प्रशासकीय अधिकाऱ्याचा समावेश असतो. मंत्रिपरिषदेला सल्ला देण्याचे आणि मदत करण्याचे कार्य सचिवालयाकडून पार पाडले जाते. १९६८ च्या प्रशासकीय सुधारणा आयोगाच्या शिफारशीनुसार राज्य शासनाने आपल्या सचिवालयामध्ये आणि इतर कार्यालयांमध्ये अधिकाराभिमुख प्रारूपाचा स्वीकार केलेला आहे. IAS अधिकारी हा विभागाचा सचिव असतो आणि विशेष तज्ज्ञ हा विभागाचा प्रमुख असतो. सचिवालयातील वरिष्ठ पदावर भारतीय प्रशासकीय सेवेतीलच अधिकाऱ्यांची प्रतिनियुक्ती केली जाते. मुख्यमंत्री आणि मंत्रिपरिषद सदस्यांना प्रशासकीय साहाय्य आणि सल्ला उपलब्ध करून देण्यासाठी स्थापन केलेल्या प्रशासकीय यंत्रणेला 'सचिवालय' असे म्हणतात. सचिवालय हे राज्यसरकारचे हृदय असते. राज्यातील सर्व कार्यपालिकेच्या आदेशांचा जन्म, धोरण निर्मिती आणि प्रशासकीय कार्यक्रमांचा जन्म सचिवालयातून होतो.

 सचिवालय म्हणजे काय? - सचिवांचे आलय, कार्यालय वा घर म्हणजे 'सचिवालय' होय. राज्याचे संपूर्ण प्रशासन ज्या यंत्रणेकडून चालविले जाते त्यास 'सचिवालय' असे म्हणतात. राज्याचा सर्व राज्यकारभार सचिवालयांकडून चालबिला जातो. महाराष्ट्र प्रशासनाची संपूर्ण सूत्रे ही सचिवालयाकडून चालविली जातात. "राज्यशासनाचा विद्वत्ता समूह आणि सर्व सत्ता, अधिसत्ता मोठ्या प्रमाणात एकवटलेली प्रशासकीय संरचना म्हणजे सचिवालय होय." भारतातील सचिवालय व्यवस्थेचे जनकत्व इंग्रजांकडे जाते. ब्रिटिश राजवटीत सुरू झालेले 'इम्पिरिअल सेक्रेटेरियट' हे सद्यःकाळात केंद्र शासनाचे सचिवालय आहे. भारताने संघराज्य शासनपद्धतीचा स्वीकार केलेला असल्यामुळे केंद्राप्रमाणे राज्य प्रशासनासाठी सचिवालयाची निर्मिती केलेली आहे. राज्यपाल हा राज्याचा कार्यकारी वा घटनात्मकक प्रमुख असतो. राज्यपाल यांना मदत व साहाय्य करण्यासाठी मुख्यमंत्र्यांच्या नेतृत्वाखाली मंत्रिपरिषद असते. या मन्त्रिपरिषदेला धोरणात्मक साहाय्य करण्यासाठी आणि अंमलबजावणीच्या कार्याबर टेखरेख व नियंत्रण ठेवण्यासाठी सचिवालयाची निर्मिती केलेली असते, मंत्रिपरिषदेचे कार्य विविध खाते व विभागांमार्फत चालत असते. प्रत्येक विभागाचा एक मंत्री प्रमुख असतो. मंत्रिपरिषदेप्रमाणे सचिवालयाचे विभाजन विविध विभागात केलेले असते. मंत्री हा विभागाचा राजकीय प्रमुख असतो तर सचिव हा विभागाचा प्रशासकीय प्रमुख असतो. सचिव हे कायमस्वरूपी असतात तर मंत्री हे विशिष्ट कालावधीपुरते असतात. सचिवालय ही संज्ञा एका विशिष्ट सचिवासाठी वापरली जात नसते तर सर्व सचिवांच्या संकुलासाठी वापरली जात असते. सचिव हे फक्त मंत्र्यांचे व्यक्तिगत सचिव नसतात तर ते संपूर्ण शासनाचे सचिव असतात. महाराष्ट्र शासनाचे सचिवालय मुंबई येथे आहे. शंकरराव चव्हाण मुख्यमंत्री असताना 'सचिवालय' असलेल्या इमारतीचे 'मंत्रालय' असे नामकरण करण्यात आले. या नामकरणाच्या मागील प्रमुख उद्देश म्हणजे शासनाची अंतिम सत्ता सचिवाच्या हाती नसून मंत्र्यांच्या हाती असते हे दर्शविणे होते. शासनाचे निर्णय मंत्री घेतात सचिव घेत नाही. प्रशासन मंत्री चालवितात हे दर्शविण्यासाठी नामकरण करण्यात आले. इमारतीचे नामकरण करण्यात आलेले असले तरी मंत्रालयात मंत्र्यांपेक्षा सचिवांचे प्राबल्य जास्त असते. सचिवाच्या शक्तीपुढे राजकीय पदाधिकारी हतबल होतात.

राज्य सचिवालय रचना - राज्यप्रशासनाचे प्रमुख तीन घटक असतात. त्यातील पहिला घटक मंत्री हा राजकीय प्रमुख असतो तर दुसरा घटक हा सचिव असतो. सचिवालयात सामान्यतज्ज्ञ आणि विशेषतज्ज्ञदेखील असतात. काही विभागाचे सचिव हे विशेषतज्ज्ञदेखील असतात. उदाहरणार्थ, सार्वजनिक बांधकाम विभागाचा सचिव हा मुख्य अभियंता असतो. तिसरा घटक हा विभागप्रमुख असतो. विभागप्रमुख हा विशेषतज्ज्ञ असतो. धोरण आखणी व निर्णय घेणे हे मंत्र्याचे काम असते. निर्णय घेण्यासाठी आवश्यक माहिती व सल्ला देणे हे सचिवाचे काम असते. निर्णयाची अंमलबजावणी करणे हे विभागप्रमुखाचे काम असते. राज्य सचिवालयाचा सर्वोच्च प्रशासकीय अधिकारी मुख्य सचिव असतो. राज्य सचिवालयात विविध कार्यासाठी विविध विभाग बनविले जातात. प्रत्येक विभागाचा प्रमुख एक सचिव असतो. अर्थात, एका सचिवाकडे एकापेक्षा जास्त विभागांची जबाबदारी सोपविलेली असते. विभागा संख्या जास्त असल्यामुळे असे करणे भाग पडते. सचिवालयाचे कामकार चालविण्यासाठी एक कार्यालयीन व्यवस्था लागू केलेली असते. तिची अमलब लवचीक स्वरूपाची असते. सचिव हे मंत्र्यांचे अधिकृत सल्लागार असतात. मंचाक घेतलेल्या निर्णयाची अंमलबजावणी करण्याची जबाबदारी सचिवाला पार पा लागते. विधिमंडळ समित्यांपुढे विभागाचे प्रतिनिधित्व सचिवाला करावे लागते विधिमंडळ समित्या व सदस्यांनी विचारलेल्या प्रश्नांबाबतची सर्व माहिती सचिव मंत्र्यांना पुरवितो. सचिवालय हे राज्य प्रशासनाचे सर्वोच्च प्राधिकरण वा प्रशासकीय अभिकरण मानले जाते. राज्य प्रशासनासंबंधीची नियमावली आणि प्रशासकीय कार्याची तत्त्वे सचिवालयाकडून निश्चित केली जात असल्यामुळे सचिवालय हेच शाम असते.

सचिवालय हे प्रशासनाचे एक घटक म्हणून कार्य करत असते. मंत्रिपरिषदेप्रमाणे सचिवालयाला सामूहिक जबाबदारीच्या तत्त्वानुसार काम करावे लागते. प्रत्येक सचिव हा विभागप्रमुखास जबाबदार असतो. सर्व सचिव हे मंत्रिपरिषदेला जबाबदार असतात. मुख्य सचिव हा सर्व विभागांचा प्रमुख असतो. मंत्रिपरिषदेचा प्रमुख सल्लागार असतो. राज्य प्रमुखांनी आखलेल्या धोरणाच्या अंमलबजावणीबाबत जबाबदार असतो. सचिवालयात सचिव, विशेष सचिव, अप्पर सचिव, सहसचिव, उपसचिव, अवर सचिव आणि साहाय्यक सचिव असतात. विभागाच्या आकारावर इतर सचिवांची संख्या अवलंबून असते. विभागाकडे कामाचा बोजा जास्त असेल तर अतिरिक्त सचिव आणि सहसचिव नेमले जातात. प्रत्येक राज्यात विभागाची संख्या ११ ते ३४ पर्यंत असते. प्रशासकीय सुधारणा आयोगाने विभागाची संख्या १३ पेक्षा जास्त नसावी ही शिफारस केली होती परंतु तिचे पालन फारसे केले जात नाही. महाराष्ट्रात राज्य सचिवालयाची १२ खाती होती. प्रशासनाचा वाढता विस्तार आणि राजकीय गरजेतून सचिवालयातील खात्यांची संख्या वाढविण्यात आलेली आहे. सध्या सचिवालयात २३ खाती असून प्रत्येक खात्याकडे अनेक विषय आहेत. सचिवालयात कक्ष अधिकारी, साहाय्यक, वरिष्ठ लिपिक, कनिष्ठ लिपिक टंकलेखक इत्यादी प्रशासकीय पदे असतात.

सचिवालयाची गरज वा आवश्यकता- राज्य सचिवालय हा प्रशासकीय यंत्रणेतील सर्वोच्च स्तर असतो. राज्यप्रशासनाचा केंद्रबिंदू असतो. सचिबालयाची निर्मिती करण्याची आवश्यकता खालील कारणांमुळे निर्माण झालेली आहे

१) घटनेनुसार राज्यपाल, मुख्यमंत्री आणि मंत्रिपरिषदेकडे राज्यकारभाराची सूत्रे दिलेली असतात. राज्यकारभाराची सूत्रे दिलेल्या राजकीय पदाधिकारी दैनंदिन राजकारणात सक्रिय असल्यामुळे प्रशासकीय कार्यासाठी त्यांना वेळ देणे शक्य नसते. त्यामुळे प्रशासकीय कार्याची जबाबदारी पार पाडण्यासाठी सचिवालय नावाच्या स्वतंत्र यंत्रणेच्या निर्मितीची आवश्यकता भासली या यंत्रणेमुळे मंत्री निर्णय घेतात आणि सचिव त्या निर्णयाच्या अंमलबजावणीचे कार्य करतात.

२) आधुनिक काळात प्रशासन चालविणे अत्यंत गुंतागुंतीचे व किचकट काम बनत चालले आहे. प्रशासन चालविण्यासाठी तांत्रिक व विशेष ज्ञानाची गरज असते. मंत्री हे जनतेद्वारा निवडलेले असतात. निवडलेल्या प्रतिनिधींकडे प्रशासन चालविण्यासाठी आवश्यक ज्ञान व कौशल्य असेलच असे नाही. प्रशासकीय कौशल्य मंत्र्यांकडे नसेल तर प्रशासनात गोंधळ वा अराजकता निर्माण होऊ शकते असे होऊ नये म्हणून विशेष तांत्रिक ज्ञान व कौशल्य असलेल्या व्यक्ती मंत्र्यांना मदतनीस म्हणून दिलेल्या असतात. या व्यक्तीचा समावेश सचिवालयात असतो. सचिव हे प्रशासकीयदृष्ट्या निष्णात असतात.

३) प्रशासन ही कायमस्वरूपी व दीर्घकालीन स्वरूपाची प्रक्रिया असते. या प्रक्रियेच्या हाताळणीसाठी कायमस्वरूपी सेवक वर्ग असणे गरजेचे असते. मंत्री बा राजकीय पदाधिकारी विशिष्ट काळासाठी निवडून आलेले असतात. कार्यकाल संपल्यानंतर त्यांच्या जागेवर दुसरी व्यक्ती पदावर येते. प्रशासकीय प्रक्रिया हाताळणीसाठी कायमस्वरूपी यंत्रणा निर्माण करण्याच्या हेतूने सचिवालयाची निर्मिती केलेली आहे.

४) प्रशासनाच्या उच्च बाबींची हाताळणी करण्यासाठी विशेष तांत्रिक ज्ञान व प्रशिक्षणाची आवश्यकता असते. उदाहरणार्थ, धोरण आखणी राजकीय पदाधिकारी या बाबी हाताळू शकत नाही म्हणून विशिष्ट ज्ञान असलेल्या व्यक्तीची नेमणूक करता यावी म्हणून सचिवालयाची निर्मिती केलेली आहे.

५) आधुनिक काळात प्रत्येक देशात मानव संसाधनाचा योग्य पद्धतीने वापर करून देशाच्या विकासाला दिशा देण्याचा प्रयत्न केला जात आहे. मानव संसाधनाचा योग्य पद्धतीने कसा वापर करावा? आधुनिक तंत्रज्ञानाचा वापर करून मानव संसाधनाची क्षमता वाढविता येईल काय? यासारख्या किचकट, गुंतागुंतीच्या व तांत्रिक गोष्टींचा वापर करणे राजकीय पदाधिकान्यांना शक्य नाही. त्यांच्याकडेती कामे करण्याचा अनुभव, तांत्रिक ज्ञान वा वेळ उपलब्ध नसता. अमे महत्त्वपूर्ण कार्य करण्यासाठी सचिवालयाची निर्मिती केलेली आहे.

६) आधुनिक काळात कल्याणकारी राज्याची संकल्पना सर्वमान्य झालेली आहे. कल्याणकारी राज्यासाठी राज्यातील नागरिकांना सर्व प्रकारच्या सुखसुविधा उपलब्ध करून देण्याची आवश्यकता असते. या सुविधा निर्माण करण्यासाठी फार मोठी प्रशासकीय यंत्रणा उभी केलेली आहे. या यंत्रणेवर देखरेख ठेवण्यासाठी, मार्गदर्शन करण्यासाठी सचिवालयाची आवश्यकता असते. सचिवालय ही व्यवस्था राजकीय व्यवस्थेत काळानुरूप झालेल्या बदलातून निर्माण झाली आहे. तिची उपयुक्तता लक्षात आल्यानंतर सर्व राज्यांनी सचिवालयाच निर्मिती केलेली आहे. सचिवालयाकडून केल्या जाणाऱ्या कार्यामुळे त्यांचे दिवसेंदिवस महत्त्व वाढत आहे.

सचिवालयाची कार्ये (Functions of State Secretariat)- राज्य सचिवालय राज्यप्रशासनाचा आत्मा व केंद्रबिंदू असते. राज्याच्या प्रशासनात सचिवालयाची भूमिका अत्यंत महत्त्वपूर्ण असते. बहुसंख्य मंत्री हे राजकीय, नवखे व प्रशासकीय अनुभवाचा अभाव असलेले असतात. याउलट, सचिवालयातील सचिव आपल्या विषयातील विषयतज्ज्ञ असतात. जैनिग्स हे इंग्लंडमधील अनुभवाच्या आधारावर सांगतात की, "मंत्रिपरिषदेतील बहुसंख्य मंत्री हे सचिवांनी तयार केलेल्या धोरणावर स्वाक्षरी करण्याचे काम करतात." भारतातदेखील उपरोक्त विधान काहीअंशी खरे असल्याचे भासते. सचिवालयातील सचिवाच्या सल्ला व मार्गदर्शनानुसार निर्णय घेतले जातात. सरकारी कार्यक्रमाचे मूल्यांकन करून सचिव मंत्र्यांना सल्ला देत असतात. त्यामुळे राज्य प्रशासनावर सचिवाचा प्रभाव पडत असतो. सचिवालयाचे महत्त्व लक्षात घेऊन त्यांच्याकडे पुढील महत्त्वपूर्ण कार्ये सोपविलेली आहेत

 

महाराष्ट्र राज्य सचिवालयाकडे खालील जबाबदाऱ्या सोपविलेल्या असतात १) धोरण निर्मितीस साहाय्य-धोरण निर्मिती हे मंत्रिपरिषदेचे काम असते. धोरण निर्मिती करण्यासाठी आवश्यक माहिती, कागदपत्रे, आकडेवारी आणि तांत्रिक बाबी मंत्रिपरिषदेला सचिवालयाकडून पुरविल्या जातात. धोरण निर्मितीबाबत मंत्रिपरिषदेला सल्ला व मार्गदर्शन पुरविणे आणि साहाय्य करणे हे सचिवालयाचे काम असते. धोरण निर्मिती संविधानाच्या चौकटीत करावी लागते. संवैधानिक चौकटीत बसेल असे धोरण तयार करण्याबाबत सल्ला सचिवालय मंत्र्यांना देत असते.

२) कायदेविषयक कार्य - राज्य सचिवालयाकडून अनेक कायदेविषयक कामे पार पाडली जातात. मंत्र्यांद्वारे विधिमंडळात सादर केली जाणारी विधेयके २३२ / महाराष्ट्रातील सामाजिक-राजकीय चळवळ आणि महाराष्ट्र प्रशासनसचिवालयाकडून तयार केली जातात. नवीन कायद्याची निर्मिती करणे वा जुन्या वा काबा कायद्यात दुरुस्त्यासंबंधी विधेयकेदेखील सचिवालयाकडून तयार केली जातात. विधिमंडळाकडून कायद्याचा आराखडा मंजूर केला जातो त्यात तपशील भरण्याचे कार्य सचिवालयाकडून केले जाते. मंत्र्यांना विधिमंडळ सदस्यांनी विचारलेल्या प्रश्नांची उत्तरे, राज्यपाल अभिभाषण सचिवालयाकडून तयार केले जाते.

 

३) नियम निर्मिती कार्य-राज्याचे प्रशासन चालविण्यासाठी विविध वैधानिक नियमावली, संहिता, परिपत्रके आणि आदेश जारी करण्याचे कार्य सचिवालयाला पार पडावे लागते. नियम निर्मिती करताना प्रचलित कायद्याचा भंग होणार नाही याची दक्षता घ्यावी लागते.

४) निर्णय घेण्यास साहाय्य- धोरण आखणी व निर्णय घेणे हे मंत्रिपरिषदेचे प्रमुख काम असते. निर्णय घेण्यास आवश्यक कच्चामाल म्हणजे आकडेवारी, दस्तऐवज, आकडेवारीचे विश्लेषण, निर्णयाचे परिणाम, निर्णयामुळे होणारे लाभ इत्यादी संबंधीची सर्व माहिती व सल्ला मंत्रिपरिषदेत सचिवालयाकडून उपलब्ध करून दिला जातो. राज्याचे विकास कार्यक्रम आणि योजनांसंदर्भात निर्णय घेताना सचिवालयाचा सल्ला महत्त्वपूर्ण मानला जातो.

५) समन्वय प्रस्थापित करणे- राज्य प्रशासन विविध खाते व विभागामार्फत चालत असते. या विविध खाते व विभागात समन्वय प्रस्थापित करण्याचे कार्य सचिवालयाला पार पाडावे लागते. समन्वयासाठी सचिव समिती निर्माण केलेली असते. मुख्य सचिव हा सचिव समितीचा अध्यक्ष असतो. सचिवालयातील अंतर्गत बादविवाद, आंतर्विरोध नष्ट करून समन्वय प्रस्थापित करण्याची जबाबदारी मुख्य सचिवाकडे असते. खात्याखात्यातील मतभेदांचे निराकरण सचिव समितीद्वारे केले जाते. बैठका, संमेलने, परिषदा, चर्चा इत्यादी मार्गांनी मतभेद मिटवून समन्वय प्रस्थापित केला जातो.

६) प्रशासकीय नेतृत्व प्रदान करणे- मुख्य सचिव आणि विविध विभागाचे सचिव हे मुख्यमंत्री वा मंत्र्यांचे खासगी सचिव नसतात तर संपूर्ण प्रशासनाचे सचिव असतात म्हणून संपूर्ण राज्य प्रशासनाला योग्य नेतृत्व पुरविणे ही सचिवालयाची जबाबदारी असते. राज्य प्रशासनाची कुशलता, योग्यता सचिवालयावर निर्भर असते. राज्य सचिवालय हे संपूर्ण राज्य प्रशासनाला प्रशासकीय नेतृत्व प्रदान करत असते.

७) वित्तीय आणि बजेट विषयक कार्य- वित्तीय प्रशासनात राज्य सचिवालयाची भूमिका महत्त्वपूर्ण असते. राज्याच्या वित्तीय स्थितीबाबत योग्य मार्गदर्शन सचिवाकडून मंत्र्यांना केले जात असते. दरवर्षी राज्याचे अंदाजपत्रक तयार केले जातअसते. अंदाजपत्रक तयार करण्यात सचिवालयाची सर्वात मोठी जबाबदारी असते सचिव आपआपल्या विभागाच्या मागण्या वित्त विभागाकडे सादर करीत असते. मागण्यांचा विचार करून वित्त विभागातील सचिव व अधिकारी अंदाजपत्रक त करीत असतात. अंदाजपत्रकाशिवाय लेखानुदान, अनुदानाच्या विविध मागण्या आर्थिक विधेयके सचिवालयाकडून तयार केली जात असतात. आपल्या अधिनस्थ कार्यालया वित्तीय नियंत्रण ठेवणे हे सचिवालयाचे काम असते. अंदाजपत्रकीय तरतुदीनुसार होतो की नाही हे पाहणेदेखील सचिवालयाचे प्रमुख काम असते.

८) कार्मिक प्रशासन-कार्मिक प्रशासनाशी संबंधित अनेक कामे सचिवालया पार पाडावी लागतात. लोकसेवेत भरती करताना आवश्यक पात्रता, वेतन, सेवागनी, पदोन्नती, बदल्या, प्रशिक्षण, अनुशासनात्मक कारवाई, सेवानिवृत्ती, पेन्शन इत्यादी संदर्भात धोरण आणि नियमांची निर्मिती आणि त्यांचे क्रियान्वय सचिवालयाकडून पर पाडले जाते. प्रशासकीय सुधारणा घडवून आणण्यासाठी आवश्यक सूचना सचिवालयाकडून केल्या जात असतात.

९) अधिनस्थ कार्यालयावर नियंत्रण- अधिनस्थ कार्यालयासाठी सूचना निर्देशन व सल्ला देणे. प्रत्यक्ष क्षेत्रात कार्य करणाऱ्या सर्व अधिकाऱ्यांवर नियंत्रणा ठेवण्याचे कार्य सचिवालय करत असते.

१०) केंद्र शासनाबद्दलचे कार्य- केंद्र शासनाशी पत्रव्यवहार करणे, अनुदान व मदतीबद्दलचे विविध प्रस्ताव तयार करणे. केंद्र शासनाने सोपविलेली कामे पार पाडणे. राज्यात जे केंद्राचे अधिकारी काम करतात त्यांच्या बरोबरचे व्यवहार सचिवालयाकडून पार पाडले जातात.

११) खातेप्रमुखाबाबतचे कार्य- खातेप्रमुखाच्या नेमणुका, वेतन, भत्ते विषयांची जबाबदारी सचिवालयामार्फत पार पाडली जात असते. खातेप्रमुखावर वित्तीय व इतर स्वरूपाचे नियंत्रण सचिवालयाकडून पार पाडले जाते.

 

१२) अखिल भारतीय अभिकरणांसंबंधी कार्य- नीती आयोग, वित आयोग आणि केंद्रीय अभिकरणांना माहिती पुरविणे, पत्रव्यवहार करणे, प्रस्ताव सादर करणे इत्यादी कामे सचिवालयाला पार पाडावी लागतात.

१३) जनतेसंबंधी कार्य- जनतेकडून आलेली निवेदने, प्रतिनिधी मंडळे, तक्रारींची दखल घेणे आणि योग्य ती कार्यवाही करणे. जनतेचा मंत्रिमंडळाशी फारसा संबंध येत नाही. जनता आपल्या तक्रारी सनदी अधिकाऱ्यांकडे करत असते. जनतेच्या तक्रारींचे निवारण करणे हे सचिवालयाचे प्रमुख काम असते.

१४) इतर कार्य- केंद्र आणि राज्यांच्या बैठका आयोजित करणे, बैठकाप्रशिक्षण वर्गाना हजर राहणे ही कार्ये सचिवालय पार पाडत असते. राज्य सचिवालय केंद्र सरकारमधील विभिन्न मंत्रालये, स्वयंसेवी संस्था, केंद्र आणि राज्याची विविध अभिकरणे यांच्या संपर्कात राहावे लागते.

राज्य सचिवालयातील कार्याचा विचार केल्यास राज्य प्रशासन चालविण्यात सचिवालयाचे महत्त्व लक्षात येते. राज्य प्रशासनाबद्दलची बहुसंख्य कामे ही सचिवालयाकडून पार पाडली जातात. धोरण निर्मिती, अंमलबजावणी, नियंत्रण, देखरेख, समन्वय इत्यादी सर्व कार्याबाबत सचिवालयाची भूमिका प्रधान मामलों जाते. सचिवालयाकडून वाढत्या कार्यासंदर्भात डॉ. श्रीराम माहेश्वरी सांगतात की, 'राज्य सचिवालयाने विभागप्रमुखाची कार्येदेखील आपल्या हाती घेतल्यामुळे विभागप्रमुखांमध्ये उदासीनतेची भावना वाढत आहे. सचिवालयात कर्मचान्यांची वाहती संख्या प्रशासकीय दृष्टिकोनातून अयोग्य आहे. सचिवालय प्रणालीचे आधुनिकीकरण करणे आवश्यक आहे कारण त्याशिवाय दारदिरंगाई रोखणे शक्य नाही. विभागप्रमुख आणि सचिवालयाच्या कार्यात स्पष्टता असणे आवश्यक आहे. त्यासाठी त्याच समन्वय, परस्पर सहयोग आणि चांगले संबंध निर्माण करण्यावर भर दिला पाहिजे" सचिवालयाकडून अवलंबिल्या जात असलेल्या केंद्रीकरणाच्या प्रवृत्तीमुळे प्रशासनातील समतोल बिघडत चालला आहे. सचिवालयावर कामाचा भार वाढत चालला आहे. तो कमी करण्यासाठी विभागप्रमुखाच्या जबाबदान्या त्यांच्याकडे सोपविण्याची गरज आहे.